告别邮件焦虑！办公族必学的邮件管理六脉神剑
学习本教程后，你的邮件处理效率将发生质变👇
一、邮件管理黄金流程
📥 收件箱清零术
# Outlook规则示例 新建规则 → 当主题包含【周报】→ 移动到「2_部门报告」文件夹
📨 智能分类法
| 标签颜色 | 处理优先级 |
|---|---|
| 红色 | 2小时内需回复 |
二、自动化处理黑科技
1. 邮件模板引擎
' Outlook VBA自动回复脚本 Sub AutoReply() If InStr(Subject, "询价") > 0 Then Response = "感谢咨询，报价单见附件..." Attachments.Add "D:\Templates\报价单.pdf" End If End Sub
设置触发条件：当邮件包含特定关键词时自动回复
三、团队邮箱管理规范
| 角色 | 权限管理 | 值班规则 |
|---|---|---|
| 客服邮箱 | 共享日历+统一签名 | 早9晚6轮班制 |
| 项目邮箱 | 邮件标签分类规范 | @责任人+3日跟进 |
📱 移动端效率加成
语音快速回复
长按邮件 → 语音输入 → 自动转文字发送
拍照附件优化
使用Office Lens扫描 → 自动校正透视变形 → 输出PDF/Word格式
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